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こんにちは！テツです。
最近よく電子帳簿保存法という言葉を耳にしていませんか？
実は、個人事業主もちゃんと理解しておく必要がある法律なのです。
今回は、電子帳簿保存法の制度を個人事業主に向けてわかりやすく解説します。
この記事は以下のような人にオススメ！
- 電帳法制度の基本をマスターしたい人
- 法律上の義務があるのかを知りたい人
- 電帳法制度の導入を検討している人
国の政策としてデジタル化を推し進めている現状では、電子帳簿保存法を完全に無視はできません。
実際に、個人事業主にも義務化された制度があるため、電子帳簿保存法の制度をあらためて基本から知っておく必要が出てきたわけです。
この記事を読み進めれば、電子帳簿保存法の制度についての基本がわかります。
最後には、電子帳簿保存法の制度を導入すべきか判断できるようになりますよ！
それではどうぞ！
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、帳簿書類を電子データで保存するときの運用ルールのことです。
このタイトルでは、電子帳簿等保存制度の「しくみ」と「目的」について解説します。
それでは見ていきましょう。
電子帳簿等保存制度のしくみ
電子帳簿保存法は、以下の3つの制度から成り立ち「希望者のみが導入できる制度」と「法律上義務化された制度」に分類できます。
| 導入 | 制度 | 内容 |
|---|---|---|
| 任意 | 電子帳簿等保存 | 会計ソフト等を使用して電子的に作成した帳簿や書類について、 一定の要件の下、データのまま保存できる制度 |
| 任意 | スキャナ保存 | 取引先から受領した領収書や請求書などについて、一定の要件の下、 スキャナで読み取った画像データで保存できる制度 |
| 義務 | 電子取引データ保存 | メールやインターネット等でやり取りされた請求書や領収書などについて、 一定の要件の下、取引データを保存しなければならない制度 |
上記の中で「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は、希望者のみが導入できる制度です。特に導入を希望しない場合は、今までどおりに書面保存を続けても問題ありません。
しかし「電子取引データの保存」だけは話が違います。
法律上義務化されているため、電子データで保存しなくてはなりません。電子取引データの保存要件に従った作業が必要になるわけです。
このように、法律上義務化された制度があるため、個人事業主も無関係でいられなくなったのです。
電子帳簿等保存制度の目的
電子帳簿等保存制度を導入する目的は、デジタル化による業務効率の向上にあります。具体的にデジタル化がもたらすメリットは、以下のようなものがあげれます。
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 社内全体の効率化 | 経費精算・販売管理・勤怠管理などのシステムと連携させれば、ワークフロー全体がデジタル化されて社内全体で効率化される（人手不足の解消にもつながる）。 |
| 経理コストの削減 | 電子化により、印刷・用紙・ファイル・保管のコストを削減できる。 |
| テレワークの実現 | スマホによる領収書データの保存が可能になるため、会社にいなくても経費精算や経理業務ができるようになる。 |
あなたのビジネス環境において、上記メリットが魅力に感じる人は、導入を検討してみてください。
逆に、上記メリットが魅力に感じない人は、無理して導入する必要はありません。あなたのビジネス環境が大きく変わった時に、あらためて導入を検討すればよいでしょう。
なお、法律上義務化された「電子取引データ保存」だけは必ず導入しなくてはなりません。
そのことを忘れないようにしてくださいね！
電子帳簿保存法の3つの保存制度
電子帳簿保存法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの制度で成り立ちます。
このタイトルでは、それぞれの制度の特徴を解説していきます。
それでは見ていきましょう。
電子帳簿等保存
電子帳簿保存は、希望者のみが導入できる制度です。制度導入後は、会計ソフトやパソコンで作成した「国税関係の帳簿書類」をデータのまま保存できるようになります。
| 国税関係 帳簿書類 | 会計ソフトやパソコン で作成した電子データ |
|---|---|
| 帳簿 | 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など |
| 決算書類 | 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など |
| 取引書類 | 領収書・請求書・発注書の控えなど |
なお、電子帳簿等保存を導入するためには、必要に応じて以下の要件を満たす必要があります。
最低限の要件
（届出不要）
優良な電子帳簿の要件
（届出必要）
- システムの説明書などの備付
- ディスプレイやプリンタ等の備付
- 税務調査時にダウンロードの求めに応じる
- データの訂正・削除・追加の履歴の確保
- 帳簿間での記録事項の相互関連性の確保
- 検索機能の確保
最低限の要件を満たすことにより、税務署に届出をしなくても電子帳簿等保存の導入ができます。なお、帳簿に関しては、複式簿記で作成された帳簿に限ります。
優良な電子帳簿の要件も満たせる場合は、過少申告加算税の軽減という優遇措置を受けられます。この優遇措置を受けたい人は、あらかじめ届出書を提出している必要があります。
なお、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトの導入が必要なことを忘れずに！
スキャナ保存
スキャナ保存は、希望者のみが導入できる制度です。制度導入後は、取引先から書面（紙）で受け取った請求書や領収書などについて、スキャナで読み取った画像により保存できるようになります。
なお、スキャナで読み取った画像データは、重要書類と一般書類に区分されます。
| 項目 | 重要書類 | 一般書類 |
|---|---|---|
| 書類の内容 | ・契約書 ・領収書 ・預り証 ・借用証書 ・預金通帳 ・小切手 ・約束手形 ・有価証券受渡計算書 ・社債申込書 ・契約の申込書 （定型的約款なし） ・請求書 ・納品書 ・送り状 ・輸出証明書 | ・検収書 ・入庫報告書 ・貸物受領証 ・見積書 ・注文書 ・契約の申込書 （定型的約款あり） |
- 重要書類：資金や物の流れと連動する書類
- 一般書類：資金や物の流れと連動しない書類
重要書類と一般書類は、それぞれに保存要件があり順守する必要があります。保存要件について知りたい人は、以下の記事で詳しく解説しています。
電子取引データ保存
電子取引データの保存は、法律上義務化された制度です。したがって、以下のような電子取引からデータのやり取りがあった場合は、電子取引データとして保存しなくてはなりません。
- 電子メールで送受信した取引データ
- インターネットから授受した取引データ
- 記憶メディアから授受した取引データ
- ペーパレスFAXで受信した取引データ
- クラウドサービスを介して送受信した取引データ
- EDIシステムを介して送受信した取引データ
- クレジットカードや交通系ICカードの電子利用明細
電子取引データの保存は、あなたの環境よって「原則措置・例外措置・猶予措置」のいずれかを採用して導入します。具体的に知りたい人は、以下の記事で詳しく解説しています。
まとめ：電帳法制度の導入は慎重に！
電子帳簿保存法制度の基本はわかりましたか？
今回は、電子帳簿保存法の制度を個人事業主に向けて解説してきました。
最後にこの記事のポイントをまとめますね！
- 電子帳簿等保存とスキャナ保存は、希望者のみが導入できる制度
- 電子取引データ保存は、導入が法律上義務化された制度
- 電子帳簿等保存制度のメリットに魅力を感じるかどうかで導入判断
電子取引データ保存は、義務化された制度であるため対応は急務になります。
また、電子帳簿等保存制度の導入は、業務効率化というメリットに魅力を感じた人が検討してください。なお、それぞれの制度には一定の保存要件があることを忘れずに！
今のあなたの環境で本当に正しく運用できるか？慎重に判断してから導入するようにしてくださいね！
